ChatGPT phổ biến, nhưng không phải ai cũng dùng đúng
Rất nhiều nhân viên đã từng thử ChatGPT. Họ dùng để viết email, dịch văn bản, tạo ý tưởng hoặc hỏi kiến thức.
Nhưng dùng thử khác với dùng hiệu quả trong doanh nghiệp. Muốn tạo giá trị thật, doanh nghiệp cần có cách triển khai rõ ràng.
ChatGPT cho doanh nghiệp nên được dùng cho các tác vụ như viết nháp, tóm tắt, phân tích, lập kế hoạch, tạo tài liệu và hỗ trợ đào tạo. Doanh nghiệp cần đào tạo prompt, chính sách dữ liệu và cách kiểm chứng đầu ra.
ChatGPT làm tốt việc gì?
ChatGPT mạnh ở các tác vụ ngôn ngữ và cấu trúc thông tin. Nó giúp biến dữ liệu rời rạc thành bản nháp dễ đọc hơn.
Các việc phù hợp gồm:
- Viết email.
- Tóm tắt tài liệu.
- Lập dàn ý báo cáo.
- Tạo kế hoạch nội dung.
- Viết mô tả công việc.
- Soạn câu hỏi phỏng vấn.
- Tạo checklist quy trình.
- Phân tích phản hồi khách hàng.
Những việc này xuất hiện hằng ngày trong doanh nghiệp. Vì vậy, hiệu quả cộng dồn có thể rất lớn.
ChatGPT không nên làm gì?
ChatGPT không nên được dùng như nguồn sự thật tuyệt đối. Nó có thể tạo câu trả lời nghe rất hợp lý nhưng vẫn sai.
Doanh nghiệp không nên để ChatGPT tự quyết định:
- Tuyển dụng.
- Pháp lý.
- Tài chính quan trọng.
- Chẩn đoán chuyên môn.
- Phê duyệt hợp đồng.
- Gửi thông tin chính thức chưa kiểm duyệt.
Nguyên tắc đơn giản là: AI tạo bản nháp, con người chịu trách nhiệm.
Cách dùng ChatGPT trong HR
HR có thể dùng ChatGPT để viết JD, chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, tạo checklist onboarding và tóm tắt phản hồi nhân viên.
Ví dụ, thay vì viết JD từ đầu, HR có thể yêu cầu ChatGPT tạo bản nháp theo vai trò, cấp bậc và văn hóa công ty.
Sau đó, HR chỉnh lại yêu cầu chuyên môn, phúc lợi và tiêu chí đánh giá.
Cách dùng ChatGPT trong marketing
Marketing có thể dùng ChatGPT để nghiên cứu ý tưởng, viết brief, tạo outline, soạn email và tái sử dụng nội dung.
Tuy nhiên, marketing không nên đăng nguyên văn nội dung do AI tạo. Nội dung cần được chỉnh sửa để có góc nhìn thương hiệu và insight thật.
Một quy trình tốt là:
- Dùng ChatGPT tạo khung.
- Writer bổ sung ví dụ.
- Chuyên gia kiểm tra.
- Editor tối ưu giọng văn.
- SEO kiểm tra intent.
Cách dùng ChatGPT trong vận hành
Đội vận hành có thể dùng ChatGPT để chuẩn hóa quy trình, tạo checklist, tóm tắt báo cáo và viết hướng dẫn nội bộ.
Ví dụ, từ một đoạn mô tả dài, ChatGPT có thể chuyển thành SOP theo từng bước.
Điều này giúp người mới học nhanh hơn. Đội cũ cũng giảm lỗi do hiểu khác nhau.
Cần đào tạo nhân viên dùng ChatGPT
Công cụ dễ dùng không có nghĩa là ai cũng dùng hiệu quả. Nhân viên cần được đào tạo cách đặt câu hỏi, cung cấp bối cảnh và kiểm tra kết quả.
Nội dung đào tạo nên gồm:
- Cách viết prompt.
- Cách yêu cầu định dạng.
- Cách kiểm chứng thông tin.
- Cách bảo vệ dữ liệu.
- Cách dùng theo phòng ban.
- Cách lưu prompt mẫu.
Sau đào tạo, doanh nghiệp nên có thư viện prompt nội bộ.
Chính sách sử dụng là bắt buộc
Nếu không có chính sách, nhân viên có thể vô tình nhập dữ liệu nhạy cảm. Điều này tạo rủi ro lớn.
Chính sách nên nêu rõ:
- Dữ liệu nào được nhập.
- Dữ liệu nào không được nhập.
- Công cụ nào được phép dùng.
- Khi nào cần người duyệt.
- Ai chịu trách nhiệm đầu ra.
- Cách báo cáo lỗi.
Chính sách càng rõ, nhân viên càng yên tâm.
Nếu doanh nghiệp muốn đưa ChatGPT vào công việc hằng ngày một cách bài bản, liên hệ HVCG để tổ chức chương trình đào tạo ChatGPT cho doanh nghiệp, gồm prompt thực hành, use case theo phòng ban và quy định sử dụng an toàn.
