AI đang được nhân viên sử dụng mỗi ngày. Có người dùng để viết email. Có người dùng để dịch tài liệu. Có người dùng để phân tích dữ liệu hoặc lên ý tưởng.
Vấn đề là nhiều doanh nghiệp chưa có hướng dẫn chính thức. Nhân viên tự học, tự dùng và tự đánh giá kết quả.
Điều này tạo ra cơ hội, nhưng cũng tạo ra rủi ro. Vì vậy, đào tạo AI cho nhân viên không còn là lựa chọn phụ. Nó đang trở thành yêu cầu cần thiết.
Nhân viên đã dùng AI dù doanh nghiệp chưa đào tạo
Nhiều lãnh đạo nghĩ công ty chưa triển khai AI. Nhưng thực tế, nhân viên có thể đã dùng AI từ lâu.
Họ dùng công cụ miễn phí để tiết kiệm thời gian. Họ nhờ AI viết nội dung, sửa lỗi, tóm tắt hoặc lên kế hoạch.
Nếu không được hướng dẫn, nhân viên dễ mắc lỗi. Họ có thể nhập dữ liệu nhạy cảm. Họ có thể tin kết quả AI mà không kiểm tra. Họ cũng có thể tạo nội dung không đúng giọng thương hiệu.
Đào tạo giúp biến việc dùng AI tự phát thành năng lực có kiểm soát.
Lợi ích rõ nhất là tăng năng suất
AI giúp nhân viên làm nhanh hơn ở nhiều tác vụ. Những việc tốn 60 phút có thể giảm xuống còn 30 phút. Những việc cần nhiều bản nháp có thể bắt đầu nhanh hơn.
Nhưng năng suất không chỉ là tốc độ. Năng suất còn là chất lượng đầu ra.
Khi biết dùng AI đúng cách, nhân viên có thể:
- Viết rõ hơn.
- Tóm tắt nhanh hơn.
- Tìm ý tưởng tốt hơn.
- Chuẩn hóa tài liệu tốt hơn.
- Ra quyết định có dữ liệu hơn.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các phòng ban văn phòng. Ví dụ, HR, admin, marketing, sales và vận hành.
Đào tạo giúp giảm rủi ro dữ liệu
Một trong những rủi ro lớn nhất là dữ liệu. Nhân viên có thể vô tình đưa thông tin nội bộ vào công cụ AI công khai.
Thông tin đó có thể gồm hợp đồng, dữ liệu khách hàng, bảng lương hoặc kế hoạch kinh doanh.
Doanh nghiệp cần dạy nhân viên quy tắc rõ. Dữ liệu nào được dùng. Dữ liệu nào không được dùng. Khi nào cần xin phép.
Đào tạo cũng cần nhấn mạnh việc kiểm chứng. AI có thể trả lời thuyết phục nhưng vẫn sai. Nhân viên phải biết kiểm tra nguồn và chịu trách nhiệm cuối cùng.
Đào tạo AI nên chia theo cấp độ
Không phải nhân viên nào cũng cần học giống nhau. Doanh nghiệp nên chia cấp độ để tiết kiệm thời gian.
Cấp độ cơ bản dành cho toàn bộ nhân viên. Nội dung gồm cách dùng AI, viết prompt và kiểm tra đầu ra.
Cấp độ theo phòng ban dành cho nhóm chuyên môn. HR học AI cho nhân sự. Marketing học AI cho content và chiến dịch. Vận hành học AI cho SOP và báo cáo.
Cấp độ quản lý dành cho trưởng nhóm và lãnh đạo. Nội dung gồm chiến lược AI, quản trị rủi ro và đo hiệu quả.
Cách chia này giúp chương trình sát nhu cầu hơn.
Doanh nghiệp nên đo gì sau đào tạo?
Nếu chỉ đo số người tham gia, doanh nghiệp chưa thấy giá trị thật. Cần đo thay đổi sau đào tạo.
Các chỉ số nên theo dõi gồm:
- Số tác vụ có AI hỗ trợ.
- Thời gian tiết kiệm mỗi tuần.
- Số prompt được chuẩn hóa.
- Số lỗi giảm trong quy trình.
- Mức độ tự tin của nhân viên.
Có thể bắt đầu với khảo sát nhỏ. Sau đó, chọn vài use case để đo sâu hơn.
Bắt đầu càng sớm, càng dễ chuẩn hóa
Nếu chờ quá lâu, thói quen dùng AI tự phát sẽ khó sửa. Mỗi người đã có cách làm riêng. Một số cách có thể không an toàn.
Bắt đầu sớm giúp doanh nghiệp tạo chuẩn từ đầu. Nhân viên cũng cảm thấy công ty hỗ trợ họ nâng cấp kỹ năng.
Đào tạo AI không chỉ là học công cụ. Đây là cách doanh nghiệp chuẩn bị cho tương lai công việc.
HVCG có thể khảo sát năng lực AI hiện tại và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên của bạn
