Rất nhiều doanh nghiệp mất thời gian ở một việc lặp lại. Đó là giải thích lại kiến thức nền cho người mới. Khi tổ chức càng lớn, việc này càng nặng hơn. Nếu không có kho tri thức nội bộ rõ ràng, onboarding sẽ rất tốn công.
Kho tri thức nội bộ là gì?
Đây là nơi tập trung các tài liệu cần thiết để nhân sự có thể tra cứu và học lại. Nó có thể bao gồm:
- Quy Trình
- Tài Liệu Đào Tạo
- FAQ Nội Bộ
- Biểu Mẫu
- Hướng Dẫn Công Việc
- Bài Viết Chuyên Môn
Điểm khác biệt là các tài liệu này được tổ chức có cấu trúc hơn.
Vì sao nó quan trọng với onboarding?
Người mới thường gặp cùng một nhóm câu hỏi. Nếu không có nơi tra cứu rõ ràng, họ sẽ phải hỏi từng người. Điều đó làm người cũ mất thời gian. Người mới cũng dễ bị hiểu mỗi người một kiểu.
Kho tri thức nội bộ giúp giảm tình trạng đó. Nó tạo ra một điểm chuẩn để mọi người cùng nhìn vào. Khi thông tin được chuẩn hóa, quá trình đào tạo sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
Lợi ích không chỉ dành cho người mới
Người cũ cũng cần kho tri thức. Khi công việc thay đổi hoặc quy trình cập nhật, họ cần nơi để xem lại. Nếu thông tin chỉ nằm trong trí nhớ cá nhân, tổ chức sẽ rất phụ thuộc vào từng người.
Nên bắt đầu từ đâu?
Không cần xây kho tri thức quá lớn ngay từ đầu. Nên bắt đầu từ những thứ bị hỏi lặp lại nhiều nhất. Khi phần nền đã ổn, mới mở rộng dần sang các nhóm nội dung khác.
Kết luận
Kho tri thức nội bộ không chỉ giúp lưu tài liệu. Nó giúp đào tạo tốt hơn, onboarding nhanh hơn và giảm thất thoát tri thức. Đây là phần rất đáng làm sớm với doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong đào tạo và onboarding vì tài liệu quá phân tán, HVCG có thể hỗ trợ tư vấn giải pháp kho tri thức nội bộ rõ ràng và dễ triển khai hơn.
